Mejora continua, cuando es suficiente?

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=engineering&iid=286871″ src=”http://view1.picapp.com/pictures.photo/image/286871/view-female-pharmacist/view-female-pharmacist.jpg?size=500&imageId=286871″ width=”380″ height=”252″ /]https://ingelinux.wordpress.com/wp-admin/index.php?page=stats

Como todo producto del diseño humano, los sistemas (y procesos) de manufactura son perfectibles, por eso se esperaría que continuamente estos sean mejorados para hacerlos cada vez mas eficientes. Existe un límite para la mejora continua? Los entusiastas de la mejora continua inmediatamente contestaran que siempre habrá un margen de mejora y que nunca será suficiente. Pero el que un sistema o proceso pueda ser mejorado no significa necesariamente que deba serlo.

Los procesos industriales estan (o por lo menos, debieran estarlo) diseñados para cumplir con los requerimientos de un cliente. Determinamos el desempeño de un sistema si es capaz de producir según especificaciones de costo, calidad y tiempo de entrega. Un requerimiento de un sistema o proceso no debiera ser “mejorado” en detrimento de los otros. Del mismo modo, no es conveniente mejorar un proceso o un elemento perjudicando el desempeño global del resto del sistema, lo que se conoce como suboptimización, o dicho en buen mexicano, cuando “sale mas caro el caldo que las albóndigas”.

Antes de realizar cualquier mejora al sistema es buena idea realizar un análisis de costo-beneficio para determinar la viabilidad de cada propuesta. Además, las mejoras viables deben ser priorizadas, tal vez usando el ‘principio de Pareto’ o algún criterio similar, para optimizar la inversión de recursos. Al enfocarse en unos “pocos” procesos o elementos del sistema que ocasionan los “mayores” o la “mayoría” de los problemas de calidad, costo o entrega se consigue maximizar el desempeño global del sistema.

Otro punto a considerar, es evitar en lo posible las soluciones de “ostentosa (y costosa) tecnología de punta” pues en la mayoría de los casos la “mejor opción manual” puede aportar rendimientos comparables a un costo total mucho menor. Como “regla de pulgar”, hay que automatizar solo que que se tenga que automatizar, y no todo lo que se desea. Distinguir entre “must” y “nice-to-have” puede ahorrar mucho dinero.

Resumiendo, la mejora continua no debe suboptimizar otros requerimientos del cliente ni el desempeño global del sistema, descartando las mejoras inviables. Las mejoras viables deben priorizarse para con el fin de maximizar resultados y optimizar recursos. Y antes de hacer inversiones mayúsculas en tecnología deben evaluarse “opciones manuales” (opciones que contemplan métodos manuales, recursos existentes u opciones de baja inversión) procurando el mejor costo total.

Hay mucho que comentar sobre el tema. Lo discutimos en Twitter?

La Calidad conserva Trabajos (y los Dabbawalla, apá?)

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=labor+intensive&iid=9061974″ src=”http://view3.picapp.com/pictures.photo/image/9061974/soccer-ball-indstry/soccer-ball-indstry.jpg?size=500&imageId=9061974″ width=”380″ height=”252″ /]

Uno de los argumentos recurrentes por los miembros de las áreas de Ingeniería, Calidad y Manufactura en industrias con bajo nivel de automatización y/o alta intensidad de mano de obra, es que el “factor humano” es difícil, sino imposible, de controlar. En total honestidad, debo reconocer que en lo personal, me siento más cómodo resolviendo problemas relacionados a los elementos tangibles de la estación de trabajo (herramienta, equipo, estantería y escantillones), el método de trabajo, la materia prima o diseño del producto, que con aquellos atribuibles al descuido o error humano.

En procesos con alta intensidad de mano de obra los activos intangibles cobran mucha importancia. Es cierto que en algunos de ellos, hay factores externos muy bien identificados que pueden influir positiva y rápidamente. Tomemos por ejemplo la falta de habilidad o destreza, que puede ser solucionado con capacitación y entrenamiento adecuados, y práctica. Por otro lado, capacidades como la disciplina y la concentración son difíciles de desarrollar, pues se trata de algo más profundo cuando se trata de un cambio cultural. Como es bien sabido, los cambios más complicados de conseguir son los culturales.

Recientemente, tuve la oportunidad de visitar dos plantas que ensamblan el mismo producto para el mismo cliente con sistemas, herramientas y equipo muy similares, pero con enfoques y actitudes casi opuestas hacia la calidad. Es difícil pasar por alto el desempeño de una fuerza laboral disciplinada, concentrada y “ordenadamente ocupada”. Fue en esa planta situada en Indiana, E.U., donde vi una gran manta con la frase con la que intitulé esta entrada: “La Calidad conserva Trabajos”. Al parecer ahí la seguridad en el empleo es un fuerte aliciente para su actitud y enfoque hacia la calidad.

Es innegable que en un proceso de manufactura y/o servicios el factor humano es difícil de controlar, pero hay muchos ejemplos que demuestran que lograr modelos de calidad con eficiencias del 99.9999966% es posible (3,4 DPMO o 6 sigma). Y no siempre se trata de procesos altamente automatizados, de hecho, una empresa con una inversión marginal en tecnología de unos 5,000 empleados, el 85% de ellos analfabetos y el otro 15% con educación equivalente al segundo de secundaria, han logrado por décadas eficiencias de 1 error por cada 6,000,000 de entregas ininterrumpidas en el tiempo estipulado (en su mejor desempeño han alcanzado 1 error por cada 8 Millones de entregas). El historial casi perfecto de los Dabbawala de Bombay es la envidia de cualquier empresa de clase mundial. Estas personas (“walas”) son empleados de una industria de servicios muy peculiar, que recoge recipientes (“dabba”) con comida recién cocinada desde las casas de los trabajadores de las oficinas, transportándola a sus respectivos lugares de trabajo y posteriormente devolviendo las “dabbas” vacías usando diversos medios de transporte. Ni siquiera el mal tiempo de la monzónica Bombay puede detenerlos.

Dabbawallas

Si bien, recientemente han comenzado a adaptarse a las nuevas tecnologías de la información, permitiendo la reserva a través de mensajes SMS, un sitio web para reserva en línea y computadoras para llevar la contabilidad, el secreto del impresionante récord de los dabbawallas no radica en ostentosos sistemas de automatización ni en sofisticados lectores de códigos de barras, sino en la disciplina y compromiso de sus analfabetas y descalzos repartidores. De hecho, uno de sus principios de negocios y administración es “la sed de servir a los clientes de una manera sencilla y eficaz sin caer en la trampa de la tecnología”. Su sistema de reparto ha variado muy poco con los años, excepto en lo que a magnitud se refiere. Hay mucho que podemos aprender de esta organización.

Dabbawallas

El compromiso con la calidad del servicio se refleja con claridad en las palabras de Gangaram Talekar, Secretario de la “Nutan Mumbai Tiffin Box Suppliers Charity Trust of Mumbai” (nombre oficial de la Fundación Benéfica/Cooperativa que aglutina a los dabbawalla), dice que “error es horror” al explicar los arreglos alternos que realizan para siempre entregar a tiempo a pesar de los imprevistos. La disciplina es otra cualidad que los caracteriza, consumir alcohol en horario de trabajo, el ausentismo injustificado o algo “tan mínimo” como no portar el uniforme, son causas de sanciones o multas.

Dabbawallas

Cuentan que cuando el príncipe Carlos de Inglaterra expresó su deseo de reunirse con ellos durante su visita en 2003, los dabbawallas le pidieron que programara la reunión de tal manera que no interfiriera con sus horarios de entrega del mediodía. Eso es poner al cliente en primer lugar, por delante de todo lo demás.

Dabbawallas

Interesante, verdad? Quieres saber mas sobre los dabbawallas de Bombay?
Página Oficial de los DabbaWalla de Bombay
Audio: “Las comidas caseras van a la oficina en Bombay”
Vídeo: “DabbaWala Indian Mumabai lunch Carrier”

Apuntes sobre Ingeniería de Valor

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=factory&iid=258916″ src=”0255/c3769d6f-5ddd-4abf-9129-a362651f0097.jpg?adImageId=12588927&imageId=258916″ width=”380″ height=”257″ /]

En entradas anteriores hemos hablado como las técnicas Lean (Esbeltas) nos pueden ayudar a reducir el desperdicio en los procesos o sistemas y por lo tanto a optimizar el costo. Pero que hay del producto o del servicio en sí? Value Engineering (Ingeniería de Valor o VE) es un método sistemático para mejorar el “valor” de bienes, productos o servicios mediante un examen de la función. El valor, esta en función del costo. Por lo tanto, puede aumentarse, ya sea mejorando la función o reduciendo el costo. El máximo valor se logra cuando la función se desempeña confiablemente al menor costo. Un principio primordial de la ingeniería de valor que las funciones básicas se preserven y no se reduzcan como consecuencia de las mejoras de valor.

Conducir un taller VE es relativamente sencillo, a continuación comparto contigo los pasos básicos para realizarlo.

En estas etapas las preguntas a responder son: Qué es? Qué hace? Cual es su valor? Cual es su costo?
1.- Información

  • Seleccionar el producto, servicio o área que sera analizado
  • Establecer la función y conocer las especificaciones del producto
  • Obtener los hechos

2.- Análisis

  • Análisis funcional
  • Cuestionar todas las características del producto
  • Análisis de materiales y diseño

Las preguntas a contestar son: De qué otras maneras se puede conseguir la misma función?
3.- Creación

  • Pensar creativamente
  • Enlistar las alternativas
  • Hacer lluvia de ideas y registrar todos los elementos

4.- Investigación

  • Consultar fuentes: al interior de la empresa y con proveedores
  • Investigar la estandarización del producto
  • Investigar oportunidades de sustitución o eliminación
  • Investigar oportunidades de comunización

Aquí las preguntas a contestar son: Cual es el costo? Qué beneficios se obtendrán?
5.- Evaluación

  • Registrar, analizar y desarrollar alternativas
  • Estimar el valor y costo de las alternativas
  • Combinar y simplificar

En esta ultima fase la pregunta a contestar es: Qué alternativas nos dan los mayores beneficios?
6.- Recomendación

  • Seleccionar las mejores alternativas
  • Preparar datos
  • Presentar los datos de la manera mas efectiva

Reducir costos, de donde?
Las alternativas de reducción de costos mas comunes vienen de

  • Usar menos material o materiales mas baratos
  • Usar menos labor (mano de obra) o aumentar la productividad
  • Reducir el scrap (desperdicio)
  • Hacer o comprar

Puesto que muchos de los costo son mas bien fijos, esto reduce las variables que proveen oportunidades de reducción de costos con impacto significativo, la persona coordinando el taller VE debe entender bien algunas relaciones de la evaluación económica:
Dinero = Labor directa o Materiales o Gastos de fabricación (labor indirecta, equipo, herramienta, espacio, inventario, transporte, etc)
Costo = Labor + Gastos de fabricación + Materiales
Precio = Labor + Gastos de fabricación + Materiales + Ganancia = Costo + Ganancia
Costo (lo que se puede gastar en labor, materiales y Gastos de fabricación )= Precio (dictado por el mercado) – Ganancia (lo que la empresa espera ganar)

Quieres saber mas sobre Value Engineering, visita http://www.value-eng.org/pdf_docs/monographs/vmstd.pdf

Si deseas llevar a cabo un taller de reducción de costos en tu empresa o capacitar a tu personal, contáctame.

Principio de Pareto y la administración del tiempo

pareto

El principio de Pareto, más conocido como la regla del 80/20 o la ley de los pocos vitales, establece que para la mayoría de los eventos, el 80% de los efectos se derivan del 20% de las causas. Si bien, el economista italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX observó que el 80% de la tierra en Italia era propiedad de solamente el 20% de la población, fue Joseph M. Juran el que sugirió el principio y lo nombró en honor a Pareto.

Matemáticamente no hay nada especial en el número 80%, pero muchos sistemas reales conservan una distribución desbalanceada en este orden. Las aplicaciones de este principio se han dado en diversas áreas: en los negocios, la logística, la productividad, el control de calidad, la ingeniería de software, las relaciones humanas, la jardinería, y la lista continua. Por lo que este principio no es sólo teoría universitaria. Es aplicable a la administración personal del tiempo y a la vida personal, y si se hace correctamente, con bastante éxito.

El principio del buen Vilfredo bien podríamos resumirlo con la siguiente frase: “No trates de hacer más, sólo haz mas de las cosas correctas”. En el ajetreo de la vida moderna el tiempo es un recurso muy preciado y por lo tanto la regla del 80/20 se vuelve muy útil. De tus tareas pendientes, identifica el 20% de las actividades específicas que puedan darte el 80% de los resultados que buscas. Una vez identificadas, aplícate a estas actividades con la máxima concentración posible. Nuevamente, la relación 80/20 no siempre es exacta. Sin embargo, lo verdaderamente importante es el principio implícito: aplicar el mínimo esfuerzo en el área de mayor apalancamiento.

Y si este principio es útil en la administración personal del tiempo, también lo es en la administración del tiempo de un equipo de trabajo. Un ejemplo personal reciente, en la empresa donde laboró encontramos que enfocarnos en el 20% de los proyectos de reducción de costos nos darán el 70% de los ahorros proyectados. Así que en vez de andar corriendo como ‘pollos sin cabeza’ nos enfocaremos en implementar ese pequeño porcentaje para maximizar los resultados del equipo. ‘Mismo equipo, mejores resultados’, que tal eh?

Mi estimado blogtor, no permitas que el nombre Vilfredo te engañe, el nombre es feo pero el principio es excelente. Lo comentamos en Twitter?

Comparte con nosotros de que otras maneras has aplicado la regla del 80/20?

El Mapeo del Flujo de Valor (Cadena de Valor)

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=flow+diagram&iid=5188895″ src=”c/0/f/d/rear_view_of_3c61.jpg?adImageId=10121111&imageId=5188895″ width=”413″ height=”413″ /]

Donde quiera que exista un producto o servicio para un cliente, existe un Flujo de Valor. El reto radica en entenderlo y mejorarlo.

El Mapeo de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en inglés Value Stream Mapping), es una herramienta que permite ver y entender el flujo de material e información conforme el producto avanza en el proceso de manufactura (flujo de valor), aunque también puede ser aplicado a la prestación de servicios. El flujo de valor finaliza en la puerta del cliente y empieza en la puerta del proveedor. El mapa de flujo de valor es una representación visual de cada proceso en la cadena de valor.

¿Porqué puede ser una herramienta valiosa?

  • Ayuda a visualizar el proceso de producción o servicio completo.
  • Muestra la interrelación entre el flujo de información y el flujo del material.
  • Provee un lenguaje común para referirse a los procesos de manufactura.
  • Ayuda a detectar el desperdicio y la fuente del mismo en el flujo de valor.
  • Une los conceptos y técnicas Lean (‘Esbeltas’, orientados a la eliminación del desperdicio).
  • Sienta las bases para el plan de mejora continua ayudando a entender como debe o puede operar el sistema entero.
  • Permite reducir costos, aumentando así, los margenes de ganancia de un negocio.

Cómo utilizar las Herramientas de Mapeo
El mapa de flujo de valor, puede ser una herramienta de comunicación informal y formal, una herramienta de planeación de negocios, o incluso, una herramienta para manejar el proceso de cambio.

El primer paso es dibujar el Estado Actual, lo cual se hace obteniendo información en el lugar donde tiene lugar el proceso. Las ideas sobre el Estado Futuro se formulan mientras se realiza el mapa del Estado Actual. De esta manera, al realizar el mapa del Estado Futuro se apuntará a información importante del estado actual que haya sido ignorada. La realización del mapa se hace con un conjunto de símbolos o íconos para representar procesos y flujos.

El segundo paso es analizar el Estado Actual y determinar donde se pueden realizar las mejoras y eliminar el desperdicio. Entonces debe realizarse el mapa del Estado Futuro del flujo de valor.

El paso final en el proceso es preparar un plan de implementación que describa, en una página, como se planea cambiar del Estado Actual al Estado Futuro y entonces, empezar a implementar agresivamente el plan. Así, conforme el Estado Futuro se haga realidad, el proceso de mapeo se repite, ya que siempre existe la oportunidad de mejorar el Estado Futuro. Así es como el mapa de cadena de valor contribuye directamente a la mejora continua.

Descripción del análisis del Flujo de Valor

  • Identificar el sistema
  • Mapear el flujo de todos los pasos (proceso/fabricación, movimientos, almacenes, inspecciones)
  • Identificar tiempos de ciclo para cada paso en el proceso (basado en la cadena mas grande)
  • Sumar todos los tiempos para obtener el Tiempo Total de Ciclo del Producto (TPCT).

Ejemplos de Flujo de Valor
Para un proceso de manufactura el flujo parte desde la recepción de materia prima, pasando por todos los pasos del proceso, hasta la entrega del producto terminado en manos del cliente. Incluso algunos, consideran como punto final la obtención del efectivo.

En un proceso de prestación de servicios, el flujo inicia desde la identificación de la necesidad del cliente (servicio o información), a través de todos sus pasos, hasta que el servicio o información es entregado al cliente.

En resumen

  1. VSM es una simple pero poderosa herramienta para ayudar a entender y mejorar un sistema esbelto.
  2. Los métodos pueden ser simples, desde escribirlo en una servilleta, hasta los mas estructurados y detallados, como diagramas de flujo del proceso, o del tiempo de entrega (‘lead time’).
  3. El Tiempo Total del ciclo del Producto (TPCT) nos ayudará a enfocarse en la mejora del flujo en las cadenas de valor, al eliminar inventario y otras formas de desperdicio.

Cómo verificar si se se obtuvieron mejoras a la productividad

  • ¿Se embarco mas producto?
  • ¿Se redujo el inventario?
  • ¿Se utilizaron menos recursos?
  • ¿Se han reducido los costos?

Si las respuestas a estas preguntas es “NO”, entonces, no se ha ganado productividad.

Imagina la aplicación de este tipo de técnicas aplicadas a la Administración Pública. Ahora imagina lo que puede hacer para tu organización o negocio. ¿Ves el potencial? ¿Te interesaría aplicar esta técnica en tu negocio u organización? Contáctame.

Recomendaciones sobre seguridad en el lugar de trabajo

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=accident+at+work&iid=7205222″ src=”4/c/3/a/Water_breaking_through_e95c.jpg?adImageId=8945723&imageId=7205222″ width=”500″ height=”310″ /]

Para mis amigos en Twitter estuve publicando algunas recomendaciones (en 140 caracteres) sobre seguridad en el lugar de trabajo que me pareció importante compartirlas y consolidarlas en una sola entrada en este blog, que tan amablemente me hacen el favor de leer. Espero que les sean de utilidad.

  • El orden y la limpieza son críticos para proporcionar seguridad en lugar de trabajo. Mantén limpia y ordenada tu área de trabajo.
  • La colaboración de todos, empleados y visitantes, es importantísima para alcanzar un grado de orden que de seguridad.
  • Las condiciones inseguras, insalubres o peligrosas deben ser notificadas al área adecuada y deben ser corregidas de inmediato. Esto incluye, herramientas, maquinaria o equipo en mal estado, o que necesite mantenimiento o ser reemplazado.
  • Causa frecuente de accidentes laborales es que las máquinas o vehículos son utilizados por personal que no esta autorizado o capacitado para usarlos. Por lo anterior, no uses maquinas o vehículos si no estas autorizado o capacitado para ello.
  • Muchos accidentes suceden por usar herramientas inadecuadas o en mal estado. Las herramientas deben ser utilizadas en forma adecuada y solo para sus usos específicos, sin improvisaciones. Usa las herramientas apropiadas, inspecciona y cuida de su conservación.
  • Los materiales, herramientas, vehículos y equipo deben tener un lugar asignado. Al terminar el trabajo con ellos, déjalos en su lugar. Guárdalos ordenadamente y no los dejes en lugares potencialmente inseguros.
  • Si para desempeñar un trabajo necesitas prendas y/o equipo de protección especial, utilízalos siempre. Las prendas y equipo de protección personal son necesarios. Tu integridad personal esta en juego si no las utilizas. Asegúrate que estén en buen estado.
  • Los señalamientos de seguridad deben estar colocados en un visible. Las protecciones de seguridad deben estar en buen estado. No los quites a menos que estés autorizado para ello.
  • No improvises, siguen las instrucciones y normas de trabajo. Si no las conoces, entonces pregunta.
  • La prisa puede ocasionar accidentes. Todo el tiempo presta atención al trabajo que estas realizando, especialmente durante los minutos finales.
  • Todas las heridas requieren atención. Acude al servicio medico de tu lugar de trabajo o botiquín.
  • No dejes materiales alrededor d maquinaria o equipo. Colócalos en un lugar seguro, donde no estorben el paso o puedan hacer tropezar a alguien
    Recoge inmediatamente desechos de material (tablas con clavos, metales puntiagudos, etc.) y cualquier otro objeto que pueda causar un accidente.
    Pasillos, escaleras, puertas o salidas de emergencia nunca deben estar obstruidos.
  • La colaboración de todos es importante, un solo trabajador imprudente pude hacer insegura toda un área de trabajo.

¿Y si ya ocurrió un accidente?

  • Una adecuada actuación personal puede salvar una vida o reducir las consecuencias de un accidente.
  • Ante el accidente, mantén la calma pero actúa con rapidez. Tu tranquilidad dará confianza al lesionado y los demás.
  • Piensa antes de actuar y asegúrate de que no haya más peligros. Atiende al herido o lesionado que necesita más tu ayuda.
  • No des jamás de beber a una persona sin conocimiento porque puedes ahogarla con el líquido.
  • Avisa inmediatamente por los medios que puedas al medico o servicio de socorro. Si no puedes hacerlo tu, asegúrate que alguien lo haga. Si es necesario designar a alguien, pide que te notifique cuando ya lo haya hecho.
  • A menos que estés capacitado para ello, no hagas mas de lo indispensable. Recuerda que no reemplazaras al medico o al servicio de socorro.

El tema de seguridad en el lugar de trabajo es muy amplio, estas fueron algunas recomendaciones básicas. Las Normas Oficiales Mexicanas (Higiene, Organización y Seguridad) tienen requerimientos para casos muy específicos. ¿Qué NOMs son aplicables a tu empresa? Puedes ver algunas de ellas en este link http://bit.ly/4BevXO

El poder de la motivación adecuada

Imagina que tu estas asignado a manejar un camión del punto “A” al punto “B” para hacer una entrega de productos. ¿Qué ruta es más probable que tomes, si pudieras seleccionar cualquiera de ellas si la empresa fletera te fuera a pagar de las siguientes maneras: por kilómetro, por hora o por entrega? ¿Escogerías la ruta “1” si te fueran a pagar por kilómetro o por hora? ¿Tomarías la ruta “2” si el pago fuera por entrega?

¿Qué te dice lo anterior acerca de la importancia de la motivación apropiada? ¡La motivación apropiada es crítica! Mi mentor y antiguo jefe, Bick Lesser, acuñó una frase a la que le llamamos la Ley Lesser: “La gente hará lo que este motivada a hacer” (Lesser’s Law: “People will do what they are motivated to do”). Muchas veces los que lideran equipos pasan por alto esta sencilla ‘ley’ con consecuencias lamentables.

Hay dos tipos básicos de motivación:

  1. Recompensar el buen comportamiento.
  2. Castigar el mal comportamiento.

¿Qué pasaría si tú inviertes la ecuación recompensa/castigo? El resultado sería una tremenda desmotivación.

  • Se alentaría el mal comportamiento, al desalentar el bueno.
  • Los buenos empleados al ser “recompensados”, o bien renunciarían, o su desempeño disminuiría al descubrir que hacer un buen trabajo no es recompensado debidamente.
  • Los empleados terminan descubriendo que hacer un trabajo mediocre es su boleto a menor carga de trabajo o a un mejor trabajo.
  • Al final, terminarás con un equipo lleno de empleados marginales, y es muy difícil competir de ese modo.

En cada organización hay posiciones más deseables que otras, incluso dentro del mismo rango salarial. Es por esto que la asignación de cada posición debe hacerse con un buen entendimiento de la motivación, así como de las características de cada puesto.

Ya en la vida laboral real, es muy difícil encontrar qué es lo que motiva a las personas. Algunas son movidas por el deseo de ganar más dinero, otras buscan el reconocimiento. Hay quienes desean ascender jerárquicamente, mientras que otros solamente quieren seguridad en el trabajo. La lista de motivos puede ser ilimitada. El reto de un buen líder es encontrar qué es lo que motiva a cada uno de los miembros de tu equipo.

¡Comparte con nosotros de que formas mantienes motivado a tu equipo!