El contenido del Banco de Conocimiento

En entradas anteriores hemos venido comentando sobre la administración del conocimiento, la función del CKO (Chief Knowledge Officer) y el Banco de Conocimiento (KB) como una herramienta crítica para administrar, difundir y retener el capital intelectual en las organizaciones. Esta entrada tratará acerca del contenido del KB, qué temas, quién lo generará, con qué frecuencia y cómo deberá ser.

Definir qué temas y quién generará contenido
En un inicio, los temas que conformaran el contenido del KB debe ser definido por el CKO, o quien realice las funciones y actividades equivalentes. Se trata de establecer un esquema básico de conocimiento que incluya los grandes temas a partir de los cuales se ramificará el “árbol de conocimiento organizacional”.

Estos temas pueden ser asignados a individuos o a equipos de trabajo ‘expertos’ en los temas determinados. Cuando se asigne a un grupo de personas de localidades distantes estas pueden coordinarse usando el email o haciendo uso de otras tecnologías de ambiente colaborativo, como Wiki (¿quien no ha oído hablar de Wikipedia?) o Wave (de Google). Posteriormente, cuando el Banco de Conocimiento corporativo este ampliamente difundido, cada empleado de la empresa que tenga algo relevante que compartir puede ser un generador potencial de contenido, o por lo menos contribuir al banco de ideas que puedan servir de ideas trampolín en el futuro.

Determinar la frecuencia
La frecuencia de publicación de nuevas entradas es importante para mantener el entusiasmo y la atención del personal (sea en su faceta de lectores o colaboradores). Algunas empresas tal vez decidan publicar diariamente artículos breves; los reportes de referencia (White papers), el progreso de proyectos u otras secciones fijas semanal o quincenalmente; las bitácoras y lecciones aprendidas al concluir cada proyecto importante. Cada organización determinará la frecuencia que determine apropiada según sus necesidades y circunstancias.

Establecer la forma
Este punto, el cómo, es decir la forma y el fondo del contenido, es tal vez el punto que requiere más atención. Pues esto demanda determinar los criterios, estándares, políticas y lineamientos de contenido, un manual de estilo, etc. Si se utilizaran tecnologías de entornos colaborativos (Wiki o Wave) se deben definir las políticas y lineamientos para coordinar el trabajo en equipo. También, hay otros asuntos de carácter más bien legal, como los relacionados a la propiedad intelectual del contenido generado o citado en el KB, al que ha que prestarle la debida atención.

La primera publicación
Mi sugerencia es que la primera entrada en ser publicada debe ser la presentación del proyecto del KB por parte del CEO o del CKO de la empresa y al mismo tiempo las políticas de contenido, y de trabajo colaborativo si aplica.

El costo
Implementar un banco de conocimiento en tu empresa no es necesariamente caro. Si no deseas invertir puedes usar únicamente software libre y gratuito. Usando una computadora con LAMP puedes improvisar un servidor. Usando WordPress.org puedes poner en funcionamiento un blog que tendrá las funcionalidades básicas de un banco de conocimiento. Con Wave o PHPWiki puedes administrar el contenido generado a partir de trabajo colaborativo.

Gran parte del éxito del KB, ya te había comentado algo al respecto, radica en:

  • Calidad y relevancia de su contenido
  • Motor de búsqueda de palabras clave
  • Suscripción a Canal RSS o notificaciones automáticas vía email
  • Esquema de conocimiento bien definido
  • Organización del contenido bajo un buen sistema de etiquetas y categorías temáticas.

Todo esto orientado a localizar y accesar a la información relevante con unos cuantos clicks. Tal y como lo haces cuando los domingos por la noche le ayudas a tus hijos a hacer la tarea.

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