KB, el Banco de Conocimiento en la empresa

En una entrada anterior comentábamos que la visión corporativa de muchas organizaciones afirma que su activo más importante es su gente. En esa misma lógica, el activo más importante de las personas es el conocimiento que han adquirido. Muchas empresas han encontrado útil, en mayor o menor medida, implementar Intranets corporativas para impulsar el aprendizaje organizacional y la memoria corporativa. Lo cierto, es que la manera como están diseñadas no terminan de contribuir significativamente a la administración y retención del conocimiento organizacional. Y es que el aprendizaje corporativo va más allá de subir un archivo al sitio de Intranet o facilitar a los empleados acceso a bases de datos.

En la vida cotidiana, accesamos al conocimiento relevante (no discutiré en esta entrada sobre la vigencia/caducidad de la relevancia del conocimiento) de maneras distintas. No reinventamos la rueda diariamente. Por ejemplo, si deseas saber algo sobre algún tema en particular, te diriges a tu buscador favorito, tecleas las palabras clave y das ‘Enter’. No es casualidad que la palabra mas popular de la década pasada haya sido “Google”. O bien, si te interesa estar al día sobre algún tema, lo mas seguro es que te suscribas al canal RSS o a las notificaciones automáticas vía email para recibir las ultimas entradas del sitio de tu preferencia. O en tu sitio Web o blog favorito buscas entradas de tu interés usando el sistema de etiquetas y categorías. Resulta importante resaltar lo anterior, porque muchos confunden el Intranet con el Banco (o base) de Conocimiento (Knowledge Base en inglés) organizacional. Contar con un sitio de Intranet es un buen principio, pero no es lo mismo.

Banco de Conocimiento
El ‘banco de conocimiento’ (abreviado KB por sus siglas en inglés) es un repositorio central de información relevante, organizado adecuadamente para ser compartido a lo largo y ancho de una organización. El tipo de información a compartir puede incluir, aunque no se limita a:

  • Información de solución de problemas (Troubleshooting information)
  • Reportes/Informes de referencia (White papers)
  • Artículos
  • Catálogos
  • Manuales y Lineamientos
  • Tutoriales
  • Diagramas de flujo
  • Banco de ideas (Idea’s bank/parking-lot)
  • Biblioteca digital (o resúmenes ejecutivos de libros)
  • Respuestas a preguntas frecuentes (FAQ’s)

Todas las entradas de los tipos anteriores, deben estar organizados en ‘etiquetas de conocimiento’ (Knowledge tags) lo que incluye la descripción, categorización y clasificación temáticas y variará de empresa a empresa.

El conocimiento corporativo debe ser fácilmente accesible, como lo es en la vida cotidiana, para evitar realizar trabajo redundante, la periódica reinvención del hilo negro y la perdida de capital intelectual. Esto se logra usando herramientas, incluidas en lo que se conoce como Web 2.0, a las que estamos tan acostumbrados fuera de la oficina: motor buscador de palabras clave, canales RSS, notificaciones automáticas vía email y sistemas de organización de la información mediante el uso de etiquetas y categorías, entre otras.

En próximas entradas discutiremos sobre la generación y la política de contenidos para el banco de conocimiento.

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