Rutina de 18 minutos para administrar tu día

[picapp align=”center” wrap=”false” link=”term=time+management&iid=252569″ src=”0249/9317425d-75e3-4ee5-a399-46bbe0fc9d13.jpg?adImageId=8008277&imageId=252569″ width=”500″ height=”331″ /]

Si no planificamos bien nuestro tiempo desde el principio del día corremos el riesgo de perder horas ‘apagando infiernitos’, solucionando problemas de otros, ir sacando pendientes que van cayendo en tu correo electrónico (o por teléfono), y a la mitad del día darte cuenta que volviste a caer en la emboscada de la desorganización y perdiste de vista tus prioridades.

Pocos lo entienden de esta manera, pero el cómo utilizar nuestro tiempo es una decisión estratégica. Por eso es buena idea hacer una lista de “cosas por hacer y cosas por ignorar”. Lo mas difícil de enfocar es nuestra propia atención, porque incluso haciendo un buen plan con estas listas, el reto será siempre su ejecución. ¿Cómo apegarse a un plan cuando hay tantas cosas que amenazan con descarrilarte? ¿Como enfocarse en unas cuantas cosas importantes cuando hay muchas cosas que requieren atención?

¿Qué otra cosa en el comportamiento humano es mas difícil de cambiar que los hábitos? Precisamente, la administración personal del tiempo debe convertirse en un hábito, en un ritual, no debe ser simplemente una lista o un vago sentido de nuestras prioridades. Eso no es lo suficientemente consistente o deliberado. Debe ser un proceso continuo que sigamos siempre para mantenernos enfocados en nuestras prioridades a través del día.

Peter Bregman en su blog propone 3 pasos que nos tomaran menos de 18 minutos para planificar la jornada laboral (considerando una jornada de 8 horas).

Paso 1 (5 minutos) Establece un plan para el día. Antes de encender tu computadora, siéntate con hoja en blanco y decide que es lo que hará de este día altamente exitoso. Siendo realistas, ¿qué puedes lograr que te acerque a tus metas y al final del día te permita salir de la oficina con el sentimiento de haber sido productivo y exitoso? Escribe esa lista de cosas.

Ahora, lo mas importante, toma tu calendario y programa esas cosas en bloques de tiempo, colocando aquellas mas difíciles y mas importantes al principio del día. Y cuando Peter dice ‘al principio del día’, se refiere, de ser posible, antes incluso de checar tu email. Si la lista completa no cabe en tu calendario, reasigna prioridades.
Hay un tremendo poder en decidir cuando y donde harás las cosas. Si en realidad quieres hacer algo, decide donde y cuando lo harás. De lo contrario, sácalo de tu lista.

Paso 2 (1 minuto en cada hora) Re-enfócate. Programa en tu reloj, teléfono o computadora una alarma cada hora. Cuando suene, respira hondo, mira tu lista y pregúntate si has usado productivamente la última hora. Vuelve a mirar tu calendario y deliberadamente recomprométete con el cómo usaras la próxima hora. Administra tu día hora por hora, no permitas que las horas te administren a ti.

Paso 3 (5 minutos) Revisa. Al terminar la jornada, apaga tu computadora y revisa tu día. ¿Qué funcionó? ¿A qué te enfocaste? ¿Dónde te distrajiste? ¿Qué aprendiste que puede ayudarte a ser más productivo mañana?

El poder de los hábitos y los rituales es su predecibilidad. Hacemos las mismas cosas de la misma manera una y otra vez. Incluso el resultado del ritual es predecible. Si decides deliberadamente enfocarte y concentrarte, y sabia y consistentemente te recuerdas mantenerte enfocado, empezaras a mantenerte concentrado. Así de simple.

Tal vez este ritual no te llevara inmediata y directamente a las más altas esferas directivas de tu empresa pero te ayudara a dejar la oficina diariamente con un sentimiento de productividad y éxito. Y al final de cuentas, ¿acaso esto no es una prioridad mayor?

Fuente:
18-Minute Plan for Managing Your Day del blog de Peter Bregman
http://blogs.harvardbusiness.org/bregman/2009/07/an-18minute-plan-for-managing.html

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