Siete prácticas para lograr juntas eficientes

Posteado por: Ing. Linux en: 8 octubre 2009

• En: Administración
• ¡Comentar!

Los abogados, los políticos, y otros profesionistas más orientados a las ondas humanísticas y sociales parecen disfrutar las juntas maratónicas. En cambio, los ingenieros en su mayoría, las soportamos pero no somos grandes fans y menos si son inefectivas. En lo personal, creo en el trabajo en equipo y en las ventajas de la inteligencia colectiva sobre la individual, pero una junta ineficiente degrada estos al asombroso nivel de reinventar el hilo negro y redescubrir el agua hervida. Al hacer una reunión con un cliente o con compañeros de equipo, ya sea cara a cara o teleconferencia, lo que se pretende es que sea lo más eficaz posible, obtener los resultados que se desean, sin perder el tiempo de nadie.

A continuación se presentan algunas preguntas que vale la pena contestar antes de preparar tus juntas para que estas sean eficientes y obtener resultados favorables para todos.

¿En realidad se requiere una junta?
El objetivo principal es no desperdiciar el tiempo de nadie. En las empresas hay demasiadas reuniones. No convoque a junta que no es necesaria o simplemente porque se han mantenido reuniones para ese asunto antes. ¿Se puede lograr el mismo resultado a través de medios más eficientes, tal vez a través de una llamada telefónica o correo electrónico? Aun cuando al final se considere necesario convocar a una junta, muchas veces hacer un poco de cabildeo (lobbying) nos puede ayudar a que la próxima junta sea mas eficiente, aquí los políticos no llevan una gran ventaja.

¿Qué tipo de junta se está celebrando?
Hay tres tipos de reuniones, de:

• Información. Esta es una reunión donde los participantes son informados sobre lo que está sucediendo (con o sin su bendición). Si bien puede tener fachada de conversación, esta principalmente delineada para informar.
• Discusión. Esta es una reunión donde el líder realmente quiere retroalimentación, dirección o conexiones. Se utiliza, por ejemplo, para elaborar un plan de acción, o desarrollar una idea nueva.
• Permiso. En esta reunión se supone que la contraparte decide que sí, pero tiene el poder de decir que no.

Existe el riesgo de que en el transcurso de las juntas, de repente, se cambie de un tipo a otro, sin que nadie se de cuenta de ello. Es importante decidir qué tipo de reunión se esta celebrando y asegurarse de que todo el mundo lo sepa de antemano.

¿Ya tiene una agenda claramente definida?
Nada es más frustrante que una junta que no tiene un propósito claro y brinca de un tema a otro. Todas las reuniones deben tener un orden del día distribuido de antemano a todos los asistentes para que sepan sobre lo que se va a discutir y decidir. Todo el mundo debe ser consciente de lo que deben llevar a la reunión a fin de que no se sientan emboscados en el momento. Por último, una agenda no está claramente definida si contiene un aparatado para “Otros asuntos”. De nada sirve un orden del día si no se apega a el.

¿Están invitados sólo los que tienen que estar allí?
La gente debe ser invitada solo si se requiere, si van a tener una aportación importante o participaran en la toma de decisiones. Se debe ser riguroso depurando la lista de requeridos: los asistentes que no sienten que están contribuyendo o que no son requeridos se aburrirán, resentirán y no estarán atentos. No esta mal que la gente sólo asista a la parte de la junta para que se necesiten. Enviar con anticipación la invitación a la junta y los puntos a tratar ayudará a aprovechar el tiempo.

¿Ya designó un moderador?
Esto puede dar la impresión de sobrecargado y formal, pero sin un moderador, será difícil que la reunión se adhiera al orden del día. El moderador también debe velar por que todos contribuyan, asegurarse que se eviten las pláticas que no están relacionadas al propósito de la junta, y aquellas que se dan solo entre dos personas y no aportan al resto de los participantes.

¿Ya programó la hora de inicio y final?
La gente está aportando tiempo valioso de su día de trabajo para la reunión. Por lo tanto, es importante que las sesiones comiencen a tiempo y no excedan del tiempo programado. Esto es parte de la responsabilidad del moderador. Si el objetivo de la junta no se cumplió en el tiempo previsto, se debe programar otra.

¿Y el seguimiento?
Es importante dar seguimiento después que la junta concluyó. Se debe agradecer a todos por su tiempo, distribuir los resultados, puntos de acción acordados y sus avances según se considere apropiado. No darle seguimiento a los puntos acordados en las juntas, es regresar al punto de origen vez tras vez. Eso desmotiva a los miembros del equipo y reduce la calidad de sus potenciales aportaciones futuras. El objetivo de la junta, no es la junta en si misma, es solo una estrategia para alcanzar un objetivo por lo que el aspecto más importante de una junta exitosa es su seguimiento posterior.

En lo que a mi respecta, la junta mas efectiva es la que no tuviste.
¿Qué practicas utilizas para lleva a cabo juntas eficaces? Compártelas!

Etiquetas: Así pienso yo, Tips